采集小组成员与陈式刚院士（前排）。
■刘洁 黄烁 吕文娟 岳影
2021年12月17日，中国科协“老科学家学术成长资料采集工程”2019年度项目结项预评审会议线上召开，负责陈式刚院士资料采集的中国工程物理研究院北京应用物理与计算数学研究所课题组，在评审中交出了一份优异答卷，受到了评审组专家的高度好评。
评审组组长、采集工程首席专家张藜教授在点评时说：“我对陈式刚资料采集小组全体成员认真、敬业、不服输的精神感到由衷的钦佩。我想，课题目前的进展和组内成员们的付出，展现了中物院人的实力和责任心。”
认真的态度是采集小组的共同点。在此基础上，我们想和大家分享在采集工作实践中行之有效的六种做法，与更多的采集课题组共同进步，为采集工程的发展、为老科学家精神的弘扬作出一点贡献。
2021年初，陈式刚学术成长资料采集工程项目组在《中国科学报》以及“中国科学家”公众号上发表了一篇题为《一份采集项目的任务清单》的文章，介绍了一些本课题拟采取项目管理方式进行采集工作的新举措。在这一年的实践中，我们全面实施项目管理，在实践中做到了“六个保证”，为项目的顺利实施奠定了坚实的基础。在此具体说说“六个保证”。
第一，人员保证。
“人力资源是项目管理的各项资源中最宝贵、最重要的资源，是组织发展的‘第一资源’。”在这一点上，采集项目的承担单位一定要选择有责任心和使命感、理解采集工程历史意义的人员来完成这项工作。人员配置上可以精减，但是一定要得力，这一点是“六个保证”中最重要的。陈式刚小组全体成员在采集工作过程中展示出了敬业精神和对采集工作的重视。
第二，时间保证。
目前实施的多数采集项目的参加者多是有责任心和使命感、理解采集工程历史意义的人员，他们在现有的工作岗位上也往往是重要骨干。为确保大家在采集工作中投入充足的时间，我们制定了组会制度。组会每周一次，在组会前明确本次会议的议程和本周的重点工作。开会时，成员们一一汇报上周工作的进展，盘点重要成果及新成果的清单，以及分工安排会后需要完成的工作，并采取现场办公推进采集进度的有效措施，很多“悬而未决”的难题在组会现场就解决了。
会后，各成员按照组会安排完成有关的工作内容。中期评审至今，我们召开了58次组会，形成了58份会议纪要，见证了58次微小却坚定的进展。
第三，协作保证。
采集小组创建了WPS共享文件夹，实现团队进展共享、高效协作，还制作了多个工作模板，实现工作标准统一、质量可控。为了促进项目成员之间的交流，除了通过微信群及时交流和反馈信息外，还引入新技术，最大限度提升项目协作效率。基于WPS共享文件夹可进行团队协作的技术，参与项目的任一成员在共享文件夹中对项目资料进行任何改动，都能即时云同步更新到所有成员的WPS文件夹客户端。提高研究效率，保证全体成员在项目新进展、新信息的获取上“零时差”。
另外，基于共享文档技术，项目组成员可同步编辑同一个文档，这有利于所有项目成员随时补充、完善研究成果，并尽量规避因信息不畅而重复劳动的情况，极大节省了整合资料的时间。
第四，机制保证。
根据《老科学家学术成长资料采集工程制度规范》的要求，结合采集工作的特点，我们全面实施项目管理。在项目初始阶段，将项目标的逐层分解并把任务分解到责任人，明确完成日期。这样的管理机制在采集工作中发挥了重要的作用，特别是采集工作开始那段时期，参加人员对于项目的要求尚处于学习了解的过程中。这样的机制和要求推动了大家学习了解制度规范的进程，确保了工作的顺利开展。
随着采集工作的不断深入，我们又在工作实践中进一步探索阶段化、量化的具体节点，通过单元细化法、任务清单列举法不断优化项目管理过程，将采集工程的工作制度与管理规范落实到每一个工作环节。
第五，方法保证。
以研究促采集，特别是在新成员刚接手时，通过研究课题的形式，使他们很快进入角色。同时，根据人才成长周期理论，提出了43项子课题，逐项加以研究，深入挖掘传主的学术成长过程。
我们还自创了“五线谱”工作法，为挖掘史料提供线索和依据，创建了《采集工程课题研究的任务清单——持续完善中……》《采集人员应知应会清单》《采集人员必读书目清单》《采集人员感性随笔》等文件。大家可以随时随地持续开展工作，也可以随时记录工作中的新想法、新思路。
第六，效果保证。
与中国科协、馆藏基地、有经验的项目组积极沟通，虚心请教。我们曾两次拜访馆藏基地，观摩验收过程，学习吸收经验，将验收标准烂熟于心。
我们制定了规范的手稿处理流程，包括七个关键步骤，即获得原稿、著录编目、扫描成电子版、用普通话阅读并录音、语音转文字并校对、资料解读、研究及成果撰写。
另外，每次访谈前，我们都要查询大量史料、研读资料、撰写提纲、准备问题，提前将访谈提纲和准备的资料发送给被采访者。这大大提高了访谈的效果。
通过这“六个保证”，在一年的采集工程项目实践中，我们体会到了“采集与研究并进，进展与成果齐飞”的效果。采集项目组的每一位成员为能够参与这场奇妙而美丽的旅程而努力着、自豪着……
张藜的一句话给我们留下了很深的印象。她说：“现在对于年轻学生来说，知识的获取已经不是问题了，如果能够再拥有人文情怀，拥有历史的视野—— 一个更宏大的视野，来看待生活、看待社会的变化和科学技术的发展，我相信无论是对个人的精神生活，还是对未来发展的追求，都将是有益的。”
（作者系陈式刚学术成长资料采集工程小组成员）
《中国科学报》 (2023-03-03 第4版 印刻)
